In base allo Statuto, l’Incaricato diocesano per gli archivi dipendenti dall’Autorità diocesana ha il compito di autorizzare l’accesso agli archivi parrocchiali e agli altri archivi dipendenti dall’Autorità diocesana, nonché la consultazione dei documenti in essi conservati.
In base all’ art. 4 delle “Intese fra la Giunta provinciale di Trento e l’Ordinariato diocesano in materia di archivi degli enti ecclesiastici dipendenti dall’autorità diocesana”, del 10 settembre 1993, “gli studiosi inoltrano motivata richiesta di consultazione al titolare dell’archivio tramite l’archivio diocesano. La consultazione può avvenire anche mediante deposito in detto archivio o secondo altre modalità concordate con lo stesso”.
Per accedere agli archivi parrocchiali è necessario compilare l’apposito modulo di richiesta.
Una volta ricevuta l’autorizzazione, è necessario concordare col Parroco o con i suoi collaboratori laici l’orario e le modalità di accesso all’archivio parrocchiale.
Prima di richiedere l’autorizzazione, si consiglia di consultare attentamente l’inventario dell’archivio parrocchiale, in modo che la ricerca sia mirata e non dispersiva.
La consultazione dei documenti riguarda esclusivamente la documentazione dichiarata di interesse storico. La consultazione di documenti di carattere riservato, relativi a situazioni puramente private di persone, è regolata in termini di legge statale (D. L. 30/6/03 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) richiamata dal “Testo unico provinciale dei Beni Culturali” (L. P. n. 1/2003). Ai titolari degli archivi (i Parroci) viene riservato il giudizio sulla consultabilità dei documenti che possono ledere il riserbo dovuto alle persone e comunque solo ad essi, o ad operatori autorizzati, è concessa la facoltà di accedere alla parte relativa all’anagrafe.
Dal 1985 è in corso un capillare lavoro di ordinamento e inventariazione, a cura di cooperative specializzate o di singoli archivisti, dei 421 archivi parrocchiali della Diocesi di Trento che sono stati riconosciuti di interesse storico.
Molti inventari sono liberamente consultabili on-line Presso la sala studio dell’Archivio Diocesano è consultabile la versione a stampa di numerosi inventari.
La riproduzione (fotoriproduzione, microfilmatura, ecc.) dei documenti conservati nell’archivio parrocchiale è consentita previa autorizzazione da parte del titolare dell’archivio stesso, sentito il parere e avuto il consenso dell’Incaricato diocesano.
L’Ordinariato consente alla Provincia la microfilmatura dei documenti al fine di costituire copie di sicurezza che saranno conservate presso l’Archivio Provinciale di Trento.
Chi desidera effettuare ricerche anagrafiche, è invitato a contattare l’Archivio Diocesano.